একটি প্রতিষ্ঠানে কর্মীসংখ্যা বাড়লে হাজিরার খাতা বা আলাদা স্প্রেডশিট দিয়ে সব হিসাব মিলিয়ে রাখা কঠিন হয়ে পড়ে। এক জায়গায় উপস্থিতির তথ্য, অন্য জায়গায় ছুটির আবেদন, আর মাসের শেষে বেতন তৈরির জন্য আবার নতুন করে হিসাব—এই বিচ্ছিন্ন প্রক্রিয়ায় HR টিমের সময় যায় এবং ভুলের সম্ভাবনা তৈরি হয়। eHajira (ই-হাজিরা) হাজিরা, কর্মীর তথ্য, ছুটি, শিফট ও পে-রোলকে একটি সমন্বিত কর্মপ্রবাহে আনার জন্য তৈরি একটি ক্লাউড-ভিত্তিক সফটওয়্যার প্ল্যাটফর্ম।

eHajira কী?

eHajira একটি HR, attendance ও payroll management platform। এর প্রকাশিত ফিচার তালিকায় ক্লাউড-ভিত্তিক হাজিরা পর্যবেক্ষণ, বায়োমেট্রিক ডিভাইস ইন্টিগ্রেশন, কর্মীর তথ্য ব্যবস্থাপনা, ছুটির আবেদন ও অনুমোদন, শিফট ব্যবস্থাপনা, বেতন হিসাব, পে-স্লিপ এবং রিপোর্টিংয়ের কথা উল্লেখ আছে। ফলে প্রতিষ্ঠানের প্রয়োজন অনুযায়ী উপস্থিতির তথ্য থেকে বেতন প্রস্তুতির কাজ একই ব্যবস্থায় আনা সম্ভব।

এটি শুধু একটি ডিজিটাল হাজিরার খাতা হিসেবে ভাবলে পুরো বিষয়টি বোঝা যায় না। প্রতিষ্ঠানের দৈনন্দিন কর্মী ব্যবস্থাপনা এবং মাসিক বেতন প্রক্রিয়ার মধ্যে তথ্যের সংযোগ তৈরি করাই এর মূল ব্যবহারিক মূল্য। তবে সব ফিচার প্রতিটি প্যাকেজে অন্তর্ভুক্ত থাকে না; নির্দিষ্ট প্রতিষ্ঠানের জন্য প্রযোজ্য সুবিধা লিখিত প্রস্তাবে নিশ্চিত করা উচিত।

হাজিরা থেকে পে-রোল: কাজের ধাপ কীভাবে সাজানো যায়?

১. হাজিরার তথ্য সংগ্রহ: কর্মী চেক-ইন বা চেক-আউট করলে সেই তথ্য হাজিরা ব্যবস্থায় আসে। eHajira-র ওয়েবসাইটে ফেস ও ফিঙ্গারপ্রিন্ট ডিভাইস ইন্টিগ্রেশনের কথা বলা হয়েছে। কিছু প্যাকেজে মোবাইলভিত্তিক চেক-ইনের কথাও প্রকাশিত আছে। বিদ্যমান ডিভাইস ব্যবহার করতে চাইলে তার মডেল ও সংযোগ পদ্ধতি আগে যাচাই করা জরুরি।

২. শিফট, ছুটি ও ব্যতিক্রম পর্যালোচনা: একই নিয়ম সব কর্মীর জন্য প্রযোজ্য নাও হতে পারে। অফিস, দোকান, কারখানা বা ফিল্ড টিমের সময়সূচি ভিন্ন হতে পারে। শিফট, ছুটি, বিলম্ব, অনুপস্থিতি ও ওভারটাইমের তথ্য HR টিম পর্যালোচনা করলে মাসশেষের হিসাব আরও গুছিয়ে প্রস্তুত করা যায়।

৩. বেতন প্রস্তুত ও রিপোর্ট দেখা: প্রকাশিত ফিচার অনুযায়ী eHajira পে-রোল প্রসেসিং ও পে-স্লিপ তৈরি করতে পারে। তবে বাস্তব বেতন হিসাব প্রতিষ্ঠানের নিজস্ব নীতির ওপর নির্ভর করে। ভাতা, কর্তন, ছুটি, ওভারটাইম এবং অনুমোদনের নিয়ম দিয়ে একটি নমুনা মাসের ডেমো দেখা সবচেয়ে ভালো উপায়।

eHajira-র উল্লেখযোগ্য ফিচার

ক্লাউড-ভিত্তিক অ্যাটেনডেন্স

একটি কেন্দ্রীয় ড্যাশবোর্ডে উপস্থিতির তথ্য দেখার ব্যবস্থা HR ও অপারেশনস টিমকে আলাদা আলাদা রেজিস্টার মিলিয়ে দেখার কাজ কমাতে সাহায্য করতে পারে। বহু শাখার প্রতিষ্ঠানের জন্য কেন্দ্রীয় পর্যবেক্ষণ বিশেষভাবে প্রাসঙ্গিক।

বায়োমেট্রিক ডিভাইস ইন্টিগ্রেশন

ফেস রিকগনিশন ও ফিঙ্গারপ্রিন্ট অ্যাটেনডেন্স ডিভাইসের সঙ্গে সংযোগ eHajira-র প্রকাশিত ফিচারগুলোর একটি। Trimatrik-এর কিছু প্যাকেজে ZKTeco F22 এবং অন্যান্য সামঞ্জস্যপূর্ণ ডিভাইসের উল্লেখ আছে। তবে একটি ব্র্যান্ডের সব মডেল সমর্থিত ধরে নেওয়া ঠিক নয়—ডেমোর আগে নির্দিষ্ট ডিভাইসের মডেল, ফার্মওয়্যার এবং সংযোগ পদ্ধতি নিশ্চিত করুন।

কর্মীর তথ্য, ছুটি ও শিফট

কর্মীর প্রোফাইল, ছুটির আবেদন-অনুমোদন এবং শিফট পরিকল্পনা একই ব্যবস্থায় থাকলে দৈনন্দিন HR কাজের তথ্য খুঁজে পাওয়া সহজ হয়। ম্যানেজার, HR এবং অ্যাডমিনের জন্য দায়িত্বভিত্তিক অ্যাক্সেসের কথাও eHajira-র সাইটে বলা হয়েছে।

রিপোর্ট ও বিশ্লেষণ

হাজিরা, বিলম্ব, অনুপস্থিতি, শিফট ও ওভারটাইমের তথ্য থেকে রিপোর্ট তৈরি করা ব্যবস্থাপনার সিদ্ধান্তে সহায়ক হতে পারে। কোন রিপোর্ট বা এক্সপোর্ট ফরম্যাট নির্দিষ্ট প্যাকেজে পাওয়া যাবে, তা কেনার আগে যাচাই করা উচিত।

কোন ধরনের প্রতিষ্ঠানের জন্য উপযোগী?

করপোরেট অফিস: নিয়মিত হাজিরা, ছুটি অনুমোদন, কর্মীর তথ্য ও মাসিক বেতন প্রক্রিয়া একসঙ্গে দেখার প্রয়োজন থাকে।

রিটেইল ও বহু শাখার ব্যবসা: বিভিন্ন আউটলেটের কর্মী, রোস্টার এবং হাজিরার তথ্য কেন্দ্রীয়ভাবে দেখার প্রয়োজন হতে পারে।

কারখানা ও RMG: একাধিক শিফট, ওভারটাইম এবং উপস্থিতি-নির্ভর বেতন হিসাবের জন্য বিস্তারিত নিয়ম নির্ধারণ জরুরি। শ্রম আইন বা কমপ্লায়েন্স-সম্পর্কিত কোনো ব্যবহার চালুর আগে প্রতিষ্ঠানের HR ও আইন উপদেষ্টার সঙ্গে কনফিগারেশন যাচাই করুন।

হাসপাতাল, শিক্ষা ও সেবা প্রতিষ্ঠান: ভিন্ন সময়সূচি, বিভাগভিত্তিক দায়িত্ব এবং অনুমোদনের ধাপ থাকলে উপযুক্ত কনফিগারেশনের গুরুত্ব বাড়ে।

সফটওয়্যার বেছে নেওয়ার আগে পাঁচটি বিষয় যাচাই করুন

1. মোট কর্মী, শাখা ও ডিভাইসের সংখ্যা অনুযায়ী কোন প্যাকেজ প্রযোজ্য?

2. বিদ্যমান বায়োমেট্রিক ডিভাইসের নির্দিষ্ট মডেলটি সংযুক্ত করা যাবে কি?

3. আপনার প্রতিষ্ঠানের ছুটি, শিফট, ওভারটাইম, ভাতা ও কর্তনের নিয়ম ডেমোতে মিলে কি?

4. সেটআপ, ডেটা স্থানান্তর, প্রশিক্ষণ, সাপোর্ট ও হার্ডওয়্যারের আলাদা খরচ আছে কি?

5. প্রয়োজনীয় রিপোর্ট, অ্যাক্সেস কন্ট্রোল এবং ডেটা সংরক্ষণের শর্ত লিখিত প্রস্তাবে আছে কি?

eHajira-র নিজস্ব ওয়েবসাইট এবং Trimatrik-এর পণ্য তালিকায় ভিন্ন প্যাকেজ কাঠামো প্রকাশিত আছে। তাই শুধু একটি অনলাইন মূল্য দেখে সিদ্ধান্ত না নিয়ে কর্মীসংখ্যা ও প্রয়োজনীয় ফিচারসহ হালনাগাদ লিখিত কোটেশন নিন।

আপনার প্রতিষ্ঠানের জন্য eHajira ডেমো দেখুন

হাজিরা থেকে বেতন পর্যন্ত আপনার বাস্তব কাজের ধাপ একটি নমুনা ডেমোতে দেখা সবচেয়ে কার্যকর সিদ্ধান্তের ভিত্তি। কর্মীসংখ্যা, শিফটের ধরন, ব্যবহৃত অ্যাটেনডেন্স ডিভাইস এবং বেতন নীতির সংক্ষিপ্ত তথ্য প্রস্তুত রাখুন। এরপর উপযুক্ত প্যাকেজ, ইন্টিগ্রেশন এবং বাস্তবায়নের পরিধি নির্ধারণ করা সহজ হবে।

ওয়েবসাইট: https://ehajira.com/
ডেমো ও যোগাযোগ: +880 185-3330354